Dicas de como organizar documentos sem dificuldade

Saber como organizar documentos pode parecer uma tarefa difícil, mas temos uma boa notícia: não é! Com alguns truques de organização e apetrechos, como as pastas organizadoras, é possível acabar com a bagunça e trazer muita facilidade para aquele momento em que você precisar encontrar alguma coisa. Confira nossas dicas de organização!

Casa

Para saber como organizar documentos em casa, é importante separar algumas horinhas de um dia. Pode até parecer trabalhoso, mas, com certeza, vai valer a pena, e você não terá mais dificuldade de encontrar aquele papel específico que você precisa com urgência naquele exato momento (quem nunca, né?).

Passo a passo

Com isso em mente, pegue uma caixa e vá reunindo a papelada que achar pela casa: contas, documentos e seja mais o que for! Olhe em todos os cômodos, coloque tudo nessa caixa ainda sem precisar se preocupar em separar o que é lixo e o que não é.

Após reunir tudo, você pode começar a separar aquilo que não tem mais utilidade. Uma ideia é fazer três pilhas: uma que vai para o lixo, outra que vai ser organizada e uma com a papelada que talvez você tenha que entregar para outras pessoas.

Sem apegos!

A hora do descarte é o momento de saber desapegar daquilo que não tem mais utilidade. Muitas pessoas ficam em dúvida sobre o que podem ou não jogar fora, então, por via das dúvidas, guardam documentos como contrato de seguro, canhotos de cartão de crédito e extratos bancários por um ano.

Impostos, como IPTU e IPVA, devem ser mantidos por cinco anos, assim como comprovantes de pagamento de contas, desde água, luz e aluguel até as mensalidades escolares.
A declaração de quitação de condomínio deve ser guardada por dez anos. Documentos pessoais, certidões, passaportes, escrituras, carnês do INSS, holerites e testamentos devem ser armazenados para sempre.

Hora de organizar

O jeito mais prático é organizar tudo por categorias. Então, após fazer essa separação e jogar fora o que não precisa, comece a classificar a papelada por esses temas.

Essa é a melhor estratégia para aprender como organizar documentos em pastas, porque aí você já sabe exatamente aonde ir quando precisar de algo.

É importante colocar etiquetas de identificação nas pastas. Isso vai trazer ainda mais praticidade para seu dia a dia! Confira algumas ideias de categorias para você dividir a papelada:

• seguros;
• finanças;
• propriedades;
• impostos;
• registros médicos;
• registros veterinários,
• documentos pessoais, como RG, CPF e certidão de nascimento.

Esses últimos costumam ser menores, então, também não é tão prático deixá-los soltos nas pastas. Uma boa ideia de como organizar documentos pessoais é colocá-los em outros compartimentos, juntamente de cartões que você precise armazenar.

Os porta-cartões, por exemplo, podem ser uma alternativa interessante, porque vão facilitar bastante. Além das pastas, é possível usar caixas e maletas de arquivos. Tudo vai depender do que você achar melhor para sua organização!

Documentos digitalizados

Hoje, além da papelada, temos que pensar nos arquivos digitalizados quando falamos de como organizar documentos, não é mesmo? Sejam eles pessoais ou profissionais, mantê-los de forma prática pode ajudar bastante na sua rotina.

A melhor forma para saber como organizar documentos digitais é separá-los por pastas, mas, agora, no seu computador. Você pode criar uma pasta por ano e, nela, utilizar a classificação por tema, como faculdade, trabalho e viagens.

Uma das melhores estratégias de como organizar documentos digitalizados é mantê-los na nuvem, em que não há o risco de perdê-los. Nelas, também é possível criar diferentes pastas.

Bolsas ou mochilas

Além da organização em casa, às vezes, precisamos saber como organizar documentos na bolsa ou na mochila, não é mesmo? Sejam aqueles que sempre levamos no dia a dia, como a identidade, ou certo papel que a gente tenha que entregar em algum lugar, também dá para manter a organização nessas situações.

Os porta-cartões podem facilitar bastante a rotina, já que eles trazem compartimentos para guardarmos exatamente essas coisas. Se estiverem todos em um lugar só, fica bem mais fácil encontrá-los. As carteiras também são importantíssimas nesse quesito, principalmente, os modelos com mais divisórias!

Aliás, as divisórias também ajudam bastante nas bolsas e nas mochilas, porque é possível que você separe seus itens por tema, da mesma forma que você faz com os documentos em casa.

Dá para ter um compartimento dedicado aos itens de higiene pessoal, outro para os documentos, em que você colocará a carteira, e um terceiro para o celular. Essa é mais uma ótima estratégia para organizar os documentos pessoais!

Ah, e se você precisar levar algum documento para fora de casa, não deixe de colocá-lo em uma pastinha, hein? Assim, não há risco de amassá-lo! Coloque-o na bolsa ou na mochila se ele realmente couber ali.

Organização com mais estilo

Após aprender como organizar documentos, que tal investir nesses acessórios que vão facilitar sua organização? No site da Corello, você encontrará carteiras, porta-cartões, bolsas e mochilas que, além de ajudar neste quesito, farão isso com muito estilo e qualidade!